校內各部門：
為了規范我校各類文件材料的歸檔工作，確保各類文件材料歸檔完整、齊全，按照《寧夏職業技術學院（寧夏廣播電視大學）檔案管理暫行辦法》（寧職院發〔2018〕23號）的有關規定，現就相關事項通知如下：
一、歸檔范圍
1.2017年度辦理完畢的黨群、行政、教學、科研、基建、設備、外事、產品、出版、財會等各類文件材料；
2.受表彰的先進集體、先進教職工的獎勵文件、獎章、獎杯、獎牌、錦旗、獎狀、獎勵證書；
3.各部門文件材料歸檔的具體范圍，請按照《寧夏職業技術學院（寧夏廣播電視大學）文件材料歸檔范圍和保管期限規定》執行，具體見寧職院發〔2018〕23號文件。凡2017年1月1日至12月31日所有屬于本部門歸檔范圍的各類文件材料都要收集歸檔；
4.電子檔案與紙質檔案同步歸檔。凡反映學校重大活動、主要工作且具有憑證性、依據性作用的文件材料必須實行紙質文件與電子文件雙軌制收集歸檔。
關于電子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，圖像文件收集JPG格式，聲像文件采用MP4格式，電子文件刻錄光盤后歸檔。
二、歸檔要求
1.學校實行檔案材料形成部門、課題組立卷的歸檔制度。凡應收集歸檔的文件材料，各部門要努力做到各類文件材料完整、準確、系統和規范，并在規定時間內上交黨政辦公室檔案室；
2.各部門分管行政的領導應督促認真做好本部門立卷歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、準確、完整，努力提高案卷質量；
3.文件材料收集、整理過程中如有問題，請隨時與黨政辦公室檔案室聯系，聯系電話：0951-2135101。
三、歸檔時間及手續
1.全校歸檔時間為4月2日至4月30日。
2.文件材料移交歸檔時，請填寫檔案移交清冊一式兩份，由交接雙方簽字后各自存查。
黨政辦公室檔案室
2018年3月27日
編輯:文秘科
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