校內各部門：

為了規范我校各類文件材料的歸檔工作，確保各類文件材料歸檔完整、齊全，按照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》、國家檔案局《歸檔文件整理規則》和《寧夏職業技術學院（寧夏廣播電視大學）檔案管理暫行辦法》、《寧夏職業技術學院（寧夏廣播電視大學）文件材料歸檔范圍和保管期限規定》（寧職院發〔2018〕23號）的有關規定，現就相關事項通知如下：

一、歸檔范圍

1.凡2021年1月1日至12月31日期間辦理完畢的學校黨群、行政、教學、科研、基建、設備、外事、產品、出版、財會等各項工作和活動中產生的具有保存價值的文件材料、圖表、照片、聲像、實物等不同形式的載體材料均屬本部門歸檔范圍，均應歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》、國家檔案局《歸檔文件整理規則》和《寧夏職業技術學院（寧夏廣播電視大學）檔案管理暫行辦法》、《寧夏職業技術學院（寧夏廣播電視大學）文件材料歸檔范圍和保管期限規定》（寧職院發〔2018〕23號）等相關標準執行。

2.以學校名義獲得的自治區級以上榮譽證書、獎章、獎杯、獎牌、錦旗、獎狀、光榮冊，重要題詞以及在校際交流中獲贈的禮品、紀念品等具有保存價值的實物應隨相關紙質文件同時歸檔。

3.2021年度學校舉行重大活動、重要會議形成的文件材料，如：學校召開黨代會、教代會、學代會、團代會及其他重大活動、重要會議中形成的各類文件材料（含相關附件、光盤、照片、實物）。

4.2011年至2021年度各科試卷（空白）及答案，各院（系、部)專業課程試題庫，典型教案、重要備課記錄；

5.2011年至2021年度各專業教學計劃、教學大綱，學科、專業、實驗室論證評估、申報審批材料，重點學科、專業、實驗室建設材料，重點學科、專業、實驗室建設計劃、簡報、總結材料；

6.2011年至2021年度各專業使用教材目錄，自編、主編教材，自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集；

7.2021年度以前因特殊原因未及時歸檔須補充歸檔的文件材料。

二、歸檔要求

1.歸檔的文件材料應齊全完整，紙質文件材料應為原件。

2.電子檔案與紙質檔案同步歸檔。凡反映學校重大活動、主要工作且具有憑證性、依據性作用的文件材料必須實行紙質文件與電子文件雙軌制收集歸檔。

關于電子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，圖像文件收集JPG格式，聲像文件采用MP4格式，電子文件刻錄光盤后歸檔。

3.各部門負責人應督促認真做好本部門立卷歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、準確、完整，努力提高案卷質量。

4.文件材料收集、整理過程中如有問題，請隨時與黨政辦公室檔案室聯系，聯系電話：0951-2135101。

三、歸檔時間及手續

1.全校歸檔時間為5月31日前。

2.各教學部門形成的教學綜合管理文件材料，經系統整理后應在6月底前歸檔，2022屆畢業生成績表應在12月底前歸檔。

3.科研、基建、儀器設備類文件材料應在項目驗收（竣工）后6個月內歸檔。

4.為保證各部門及時完成歸檔工作，檔案室繼續實行催檔制度。歸檔期限內未能實現應有文件材料歸檔的部門，檔案室將列出應歸檔文件材料，向該部門發出《催檔通知書》（見附件），要求在限定時間內完成歸檔工作。限定時間之內，應歸文件材料仍不能歸檔的，檔案室每2個月一次向該部門發出《催檔通知書》，定期提醒該部門及兼職檔案員，直至該部門完成歸檔工作。

5.文件材料移交歸檔時，請填寫檔案移交清冊一式兩份，由交接雙方簽字后各自存查。

附件：1.檔案移交清冊

2.催檔通知書

                           黨政辦公室

                                                      2022年3月15日